Guide conformité
RGPD et externalisation administrative : ce qu’il faut savoir
Obligations, contrat de sous-traitance et bonnes pratiques pour externaliser votre administratif en conformité RGPD.
Demander un devis →Notre engagement confidentialitéEn résumé
- Le cadre : le prestataire est « sous-traitant » au sens du RGPD.
- L’obligation clé : un contrat de sous-traitance (article 28).
- Les réflexes : prestataire sérieux, accès limités, traitements documentés.
- Rassurant : bien cadrée, l’externalisation est pleinement conforme.
Externaliser son administratif soulève une question légitime : qu’en est-il de mes données personnelles au regard du RGPD ? Voici, simplement, les obligations, le contrat requis et les bonnes pratiques pour externaliser en toute conformité.
Externaliser son administratif et le RGPD
Confier son administratif à un prestataire, c’est lui donner accès à des données personnelles (clients, salariés, fournisseurs). Le RGPD encadre strictement cette situation : votre prestataire devient un « sous-traitant » au sens du règlement, avec des obligations précises. Bonne nouvelle : bien cadrée, l’externalisation est parfaitement conforme.
Responsable de traitement et sous-traitant
Deux rôles à distinguer :
- Le responsable de traitement : c’est vous. Vous décidez pourquoi et comment les données sont traitées.
- Le sous-traitant : c’est le prestataire (Admingo), qui traite les données pour votre compte et selon vos instructions.
Cette relation doit être encadrée par un contrat, comme l’exige l’article 28 du RGPD.
Le contrat de sous-traitance : ce qu’il doit prévoir
| Élément | Pourquoi |
|---|---|
| Objet et durée du traitement | Cadrer le périmètre |
| Instructions du responsable | Le sous-traitant agit sur instruction |
| Confidentialité | Engagement des personnes habilitées |
| Sécurité | Mesures techniques et organisationnelles |
| Sort des données en fin de contrat | Restitution ou suppression |
Les bonnes pratiques pour externaliser en conformité
- Choisir un prestataire sérieux : accès contrôlés, engagement de confidentialité.
- Signer un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28.
- Limiter les accès au strict nécessaire.
- Documenter les traitements dans votre registre.
L’engagement d’Admingo
Admingo traite vos données en sous-traitant, sur instruction, avec des accès contrôlés et des mesures de sécurité adaptées. Découvrez notre engagement détaillé sur la page confidentialité et sécurité des données, et l’ensemble de nos services.
Cet article a une visée informative et ne constitue pas un conseil juridique ; pour votre situation précise, rapprochez-vous d’un conseil spécialisé.
Questions fréquentes
Externaliser mon administratif est-il conforme au RGPD ?
Oui, à condition d’encadrer la relation par un contrat de sous-traitance et de choisir un prestataire appliquant des mesures de sécurité et de confidentialité adaptées.
Qui est responsable des données ?
Vous restez responsable de traitement ; le prestataire est sous-traitant et agit sur vos instructions, pour votre compte.
Faut-il un contrat spécifique ?
Oui. L’article 28 du RGPD impose un contrat de sous-traitance précisant objet, instructions, confidentialité, sécurité et sort des données.
Que deviennent mes données en fin de contrat ?
Elles doivent être restituées ou supprimées selon vos instructions, comme le prévoit le contrat de sous-traitance.
Admingo est-il basé à Lyon ?
Oui, Admingo est basé à Lyon et accompagne les entreprises de la métropole comme à distance partout en France.
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Gaël Gente
Admingo — Secrétariat & assistance administrative externalisés, Lyon
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