Externaliser ou embaucher : la réponse rapide

Pour un besoin partiel ou irrégulier, l’externalisation revient presque toujours moins cher et plus souple. Pour un besoin à temps plein, stable et présentiel, l’embauche reprend l’avantage. Voici les ordres de grandeur côté budget mensuel :

Besoin administratif	Embauche (coût employeur)	Externalisation (forfait)
Quelques heures / semaine	Difficile à recruter en CDI	À partir de 525 € HT/mois
Mi-temps (~20 h/semaine)	~1 600 à 1 900 € chargé	1 350 € HT/mois
Temps plein (~35-40 h)	~3 000 à 3 500 € chargé	2 550 € HT/mois

Ces montants sont des ordres de grandeur de marché. Le détail du calcul est dans les deux sections suivantes.

Le vrai coût d’une assistante salariée

L’erreur classique, c’est de raisonner au salaire brut. Le coût réel pour l’entreprise est bien supérieur, car il faut ajouter les charges patronales et une série de frais souvent oubliés.

Du salaire brut au coût employeur

En France, les charges patronales représentent en moyenne 40 à 45 % du salaire brut. Une assistante administrative payée 2 000 € brut coûte donc environ 2 800 à 2 900 € par mois à l’entreprise, avant même les frais annexes.

Les frais qu’on oublie de compter

• Le recrutement : annonce, tri des candidatures, entretiens, parfois un cabinet (15 à 25 % du salaire annuel). Des aides à l’embauche existent, mais ne couvrent qu’une partie du coût.
• La formation et la montée en compétence sur vos outils, les premières semaines.
• Le matériel et les logiciels : poste de travail, licences, téléphonie.
• Les congés payés, les arrêts et les absences, à financer et à remplacer.

Pour un restaurateur du Vieux Lyon ou une TPE de la Croix-Rousse qui n’a besoin que de quelques heures par semaine, recruter un CDI revient à payer un poste largement sous-utilisé. C’est précisément là que l’externalisation devient pertinente.

Le coût d’une assistante administrative externalisée

En externalisation, vous ne payez pas un poste : vous payez un service, sur la base d’un volume d’heures choisi. Chez Admingo, les forfaits sont mensuels, sans engagement de durée et sans frais cachés :

Forfait	Volume	Prix
Huitième de temps	5 h / semaine	525 € HT/mois
Mi-temps	20 h / semaine	1 350 € HT/mois
Temps plein	40 h / semaine	2 550 € HT/mois

Aucune charge sociale, aucun congé à financer, aucun matériel ni logiciel à votre charge. Et si votre activité varie, vous ajustez le volume d’un mois sur l’autre. Un artisan de Villeurbanne qui démarre sur le forfait 5 h peut passer au mi-temps en pleine saison, puis revenir à un volume réduit l’hiver.

Comparatif complet : coût, flexibilité, engagement, délai

Au-delà du prix, c’est souvent la flexibilité et le délai qui font pencher la balance. Voici les deux options en vis-à-vis :

Critère	Embauche (salarié)	Externalisation (Admingo)
Charges sociales	À votre charge (+40 à 45 %)	Incluses dans le forfait
Congés & absences	À financer et à remplacer	Continuité de service assurée
Recrutement & formation	Temps et coût significatifs	Aucun
Matériel & logiciels	À votre charge	Inclus
Flexibilité du volume	Faible (durée du travail fixe)	Ajustable chaque mois
Engagement	Contrat de travail (CDI/CDD)	Sans engagement de durée
Délai de mise en place	Plusieurs semaines	Sous 48 h

Dans quels cas l’embauche reste le bon choix

L’externalisation n’est pas une réponse universelle. Embaucher garde tout son sens quand votre besoin est à la fois important, stable et ancré sur site. Concrètement, le recrutement reste préférable si :

• vous avez un besoin administratif à temps plein et régulier toute l’année ;
• la mission exige une présence physique quotidienne dans vos locaux (accueil, manutention de dossiers papier) ;
• vous voulez intégrer durablement la personne à une équipe et à une culture interne ;
• la confidentialité impose un poste strictement interne pour des raisons réglementaires.

Beaucoup de dirigeants combinent d’ailleurs les deux : un salarié sur le cœur de l’activité, et une assistance externalisée pour absorber les pics ou les tâches ponctuelles. C’est souvent le meilleur rapport coût/souplesse pour une PME en croissance.

Externaliser sans perdre le contrôle

La crainte la plus fréquente, c’est de « lâcher » son administratif. En pratique, un bon prestataire vous redonne de la visibilité, pas l’inverse. Chez Admingo, le démarrage tient en trois temps : on identifie votre besoin réel, on vous présente un interlocuteur dédié, et la mission démarre sous 48 h. Vous gardez un suivi clair de ce qui est fait et de ce qui reste à faire, et vos données restent protégées par des accès contrôlés et des procédures conformes au RGPD.

Que vous soyez une SAS de la Confluence ou une profession libérale du 6e arrondissement, le principe est le même : vous déléguez l’exécution, vous gardez le pilotage. Pour comparer concrètement, regardez d’abord nos forfaits puis échangeons sur votre volume réel.

Questions fréquentes

Externaliser revient-il vraiment moins cher qu’embaucher ?

Pour un besoin partiel ou variable, oui, presque toujours. Vous économisez les charges sociales, les congés, le recrutement, la formation et le matériel, et vous ne payez que le service. Pour un temps plein stable, l’écart se resserre et le choix dépend surtout de la flexibilité recherchée.

Quand l’embauche reste-t-elle préférable ?

Quand le besoin est à temps plein, régulier toute l’année et nécessite une présence physique quotidienne dans vos locaux, ou une intégration forte à l’équipe. Dans ces cas, un poste interne se justifie.

Combien de temps faut-il pour démarrer avec une assistante externalisée ?

Environ 48 h chez Admingo, contre plusieurs semaines pour un recrutement (annonce, entretiens, préavis). C’est un avantage décisif quand vous êtes déjà débordé.

Suis-je engagé sur la durée ?

Non. Nos forfaits sont sans engagement de durée : vous ajustez le volume d’heures ou vous arrêtez d’un mois sur l’autre, sans procédure de licenciement ni indemnités.

Mes données sont-elles protégées si j’externalise ?

Oui. Le travail se fait sur vos outils, avec des accès contrôlés et des procédures conformes au RGPD. La confidentialité fait partie de l’engagement de service.

Une petite TPE à Lyon a-t-elle intérêt à externaliser plutôt qu’à embaucher ?

Très souvent, oui. Une TPE lyonnaise a rarement besoin d’un poste administratif à temps plein. Démarrer sur un forfait de quelques heures par semaine, basé localement à Lyon, permet de reprendre le contrôle de l’administratif sans le coût ni le risque d’une embauche.